Guía de Contactos en nuestra base de datos
En este artículo aprenderás sobre qué es un contacto, cómo crearlo, cómo actualizarlo, cómo combinar contactos duplicados y cuál es la diferencia entre un contacto y una compañía. Con esto, podrás alimentar y mantener nuestra base de datos con aliados, voluntarios, otras organizaciones y más.
Tabla de contenido
- ¿Qué es un contacto?
- ¿Cómo se crea un contacto?
- ¿Cómo se actualiza un contacto?
- ¿Qué hago si veo el mismo contacto dos veces?
- ¿Cuál es la diferencia entre un contacto y una compañía?
- Guias detallas por campo (propiedades)
1. ¿Qué es un contacto?
Un contacto es cualquier actor que ingresa a nuestra base de datos. Piensa en el contacto como ese actor que está interesado en nuestro proyecto: un aliado, un escritor, un voluntario o cualquier individuo que registremos en el sistema.
2. ¿Cómo se crea un contacto?
Los contactos se crean de dos maneras:
- Automáticamente: cada vez que alguien envía su información a través de nuestros formularios en la página web o redes sociales, el sistema crea el contacto de manera automática. Si el correo tiene un dominio privado, también se crea una empresa asociada (consulta cómo se crea una empresa para más detalles).
- Manualmente: cualquier miembro del equipo puede crear un contacto directamente en el CRM.
Paso a paso: crear un contacto manualmente
⚠️ Importante: siempre completa el campo de correo electrónico. Es el identificador principal del contacto.
Sigue esta ruta dentro del CRM:
CRM → Contacts → Create Contact → Una vez completados los campos, haz clic en Create.
📹 Video tutorial: cómo crear un contacto:
3. ¿Cómo se actualiza un contacto?
Cada contacto tiene propiedades que nos permiten almacenar información relevante, como: nombre, correo electrónico, número de teléfono, partido político, universidad, carrera, entre otros.
Existen tres formas de actualizar un contacto:
| Método | ¿Quién lo hace? |
|---|---|
| Manual | Cualquier miembro del equipo con acceso al CRM |
| Por formulario | El propio contacto, al usar el mismo correo en distintos formularios |
| Por automatización | Actualmente, solo Joel Riera tiene acceso para crear y modificar automatizaciones |
💡 Nota: cuando un contacto usa el mismo correo electrónico en diferentes formularios, el sistema reconoce al contacto y actualiza sus datos automáticamente.
📹 Video tutorial: cómo actualizar un contacto:
4. ¿Qué hago si veo el mismo contacto dos veces?
Es común que una mismo actor se registre con correos electrónicos diferentes, lo que genera un contacto duplicado. Para resolver esto, contamos con la herramienta de unificación (merge), que permite combinar ambos registros en uno solo.
🔁 Siempre que identifiques un duplicado, utiliza la herramienta de merge para mantener la base de datos limpia y ordenada.
📹 Video tutorial: cómo unificar contactos duplicados
5. ¿Cuál es la diferencia entre un contacto y una compañía?
Aunque están relacionados, un contacto y una compañía son dos registros distintos dentro del la base de datos:
| Contacto | Compañía | |
|---|---|---|
| ¿Qué representa? | Una actor individual | Una organización, institución o empresa |
| Ejemplos | Aliado, voluntario, escritor, colaborador | Universidad, partido político, ONG, empresa que nos financia |
| ¿Cómo se crea? | Manual o por formulario | Manual o automáticamente cuando el correo tiene un dominio privado (ej. @nombreorganizacion.com) |
| ¿Se pueden vincular? | ✅ Sí | ✅ Sí |
¿Cómo se relacionan entre sí?
Un contacto puede estar asociado a una compañía. Por ejemplo, si Juan Pérez trabaja en la Universidad Central y se registra con su correo institucional (jperez@ucentral.edu), el sistema puede crear o vincular automáticamente ese contacto con la compañía Universidad Central.
Esta relación nos permite:
- Ver qué actores pertenecen a una misma organización.
- Gestionar alianzas o acuerdos a nivel de institución, no solo de individuo.
- Tener una visión más completa de nuestra red de contactos.
💡 Regla general: si el actor representa a una organización, asegúrate de que la compañía esté creada y vinculada al contacto. Si es un actor independiente, el contacto puede existir sin compañía asociada.
6. Guías detalladas por campo
Cada campo personalizado de los contactos tiene su propio artículo en la base de conocimiento. Consulta el que corresponda cuando tengas dudas sobre cómo llenar un campo específico:
| Campo | Qué explica el artículo |
|---|---|
| Tipo de Contacto | Los 9 tipos de contacto, cuándo usar cada uno y cuándo no |
| Sector | Los 10 sectores profesionales y cómo se diferencia del Tipo de Contacto |
| Subtipo / Función Interna | Las 6 funciones internas — aplica solo a Colaboradores Activos y Junta Directiva |
| Locación | Los 3 contextos geográficos — asigna por dónde opera la persona, no por su nacionalidad |
| Confidencialidad | Los 4 niveles de protección — lectura obligatoria para quien crea contactos de denunciantes o funcionarios |
| Estado del Contacto | Los 4 estados de la relación y cómo evoluciona un contacto a lo largo del tiempo |
| Temática de Interés | Las 9 áreas temáticas — campo de selección múltiple, útil para segmentar la red |
| Como nos conoció | Los 6 canales de captación — campo de selección múltiple, útil para medir qué canales funcionan |
💡 Regla general al crear un contacto: llena ssiempre Tipo de Contacto, Sector, Locación, Confidencialidad y Estado. Los demás campos complétalos con la información que tengas disponible — un campo vacío es mejor que un dato incorrecto.