Guía de Compañías en el nuestra base de datos
En este artículo aprenderás qué es una compañía, cómo se crea de manera automática y manual, y cómo se vincula a los contactos de tu base de datos. Esto te permitirá gestionar correctamente las organizaciones con las que trabajamos: universidades, partidos políticos, ONGs y empresas privadas.
Tabla de contenido
- ¿Qué es una compañía?
- ¿Cómo se crea una compañía?
- ¿Cómo se vincula una compañía a un contacto?
1. ¿Qué es una compañía?
Una compañía es el registro que representa a una organización dentro de nuestra base de datos. A diferencia de un contacto, que representa a una persona individual, una compañía agrupa a todas las personas que pertenecen a una misma institución u organización.
En nuestro caso, trabajamos con los siguientes tipos de compañías:
| Tipo | Ejemplos |
|---|---|
| Universidades | Universidades públicas y privadas con las que tenemos alianza o relación |
| Partidos políticos | Organizaciones políticas con las que colaboramos o monitoreamos |
| ONGs y organizaciones sociales | Fundaciones, colectivos y otras organizaciones sin fines de lucro |
| Empresas privadas | Compañías del sector privado aliadas o colaboradoras |
💡 ¿Para qué sirve tener compañías en la base de datos? Nos permite ver de un solo vistazo todos los contactos que pertenecen a una misma organización, gestionar relaciones institucionales y tener una visión más completa de nuestra red.
2. ¿Cómo se crea una compañía?
Las compañías se crean de dos maneras:
2a. Creación automática
Cuando un contacto se registra usando un correo con dominio privado (por ejemplo, jperez@universidadcentral.edu o maria@ongejemplo.org), el sistema detecta ese dominio y crea automáticamente una compañía asociada.
⚠️ Importante: esto solo ocurre con dominios privados. Los correos de dominio público como
@gmail.com,@hotmail.como@yahoo.comno generan una compañía automáticamente. Si el contacto tiene un correo de este tipo, la compañía deberá crearse y vincularse de forma manual (ver sección 3).
2b. Creación manual
Deberás crear la compañía manualmente en dos situaciones:
- Cuando el contacto tiene un correo de dominio público (
@gmail.com,@hotmail.com, etc.) pero sabemos a qué organización pertenece. - Cuando queremos registrar una organización aunque aún no tengamos contactos vinculados a ella.
Sigue esta ruta dentro del CRM:
CRM → Companies → Create Company
| Campo | Indicación |
|---|---|
| Company Name | ✅ Obligatorio — nombre oficial de la organización |
| Domain Name | Sitio web o dominio de la organización (ej. universidadcentral.edu) |
| Tipo de compañía | Selecciona la categoría que corresponda |
| City / Country | Ciudad y país de la organización |
Una vez completados los campos, haz clic en Create.
📹 Video tutorial: cómo crear una compañía
3. ¿Cómo se vincula una compañía a un contacto?
Una compañía y un contacto se pueden asociar entre sí para reflejar la relación institucional de esa persona. Esta vinculación puede ocurrir de dos formas:
- Automáticamente: cuando el sistema crea la compañía a partir del dominio del correo, la vincula al contacto de inmediato.
- Manualmente: cuando el contacto tiene un correo de dominio público (Gmail, Hotmail, etc.) o cuando la compañía fue creada por separado.
Caso frecuente: el contacto tiene Gmail pero sabemos dónde trabaja
Este es uno de los escenarios más comunes. Tenemos a una persona registrada con juanperez@gmail.com y sabemos que trabaja en, por ejemplo, la Universidad Central. El sistema no crea la compañía automáticamente, así que debemos vincularla a mano.
¿Qué hacer en este caso?
- Verifica si la compañía ya existe en el CRM buscándola en CRM → Companies.
- Si no existe, créala primero siguiendo el paso a paso de la sección 2b.
- Si ya existe, ve directamente al perfil del contacto y vincúlala (ver pasos abajo).
Paso a paso: vincular una compañía a un contacto manualmente
Desde el perfil del contacto:
- Abre el contacto en el CRM.
- En el panel lateral, busca la sección "Company".
- Haz clic en "Add" y busca la compañía por nombre.
- Selecciónala y guarda.
💡 Buena práctica: siempre que ingreses un contacto y conozcas su organización, vincúlalo a la compañía correspondiente, aunque sea un correo de Gmail. Esto mantiene nuestra base de datos completa y bien estructurada.
📹 Video tutorial: cómo vincular una compañía a un contacto
🔗 ¿Quieres saber más? Consulta el artículo Guía de Contactos en el CRM para entender cómo se relacionan los contactos con las compañías y cuándo debes crear cada uno.