Guía del Campo "Estado del Contacto" en la base de dato

Tabla de contenido

¿Para qué sirve el campo Estado del Contacto?
Los 4 estados
Tabla resumen rápida
Cómo evoluciona el estado de un contacto
Mantenimiento de la base de datos

1. ¿Para qué sirve el campo Estado del Contacto?

El campo Estado del Contacto indica la situación actual de la relación entre la organización y cada persona registrada en el CRM. Responde a la pregunta: ¿qué tan vigente y operativa es esta relación hoy?

⚙️ Recomendación técnica: configura el valor por defecto como En seguimiento para que todo contacto nuevo empiece en revisión antes de clasificarse como Activo.

2. Los 4 estados

🟢 Activo

¿Qué significa? Persona con quien la organización tiene una relación vigente y regular. Puede ser un colaborador que trabaja con nosotros, un aliado con quien interactuamos frecuentemente, un donante que apoya activamente, o cualquier contacto con quien existe comunicación o trabajo conjunto en curso.

Ejemplos: colaborador que participa en investigaciones actuales, aliado con quien tenemos reuniones periódicas, donante en proceso de negociación, funcionario público que monitoreamos activamente.

✅ Úsalo cuando	❌ No lo uses si
La relación con la persona está vigente — hay interacción reciente, compromisos en curso o un vínculo activo con la misión de la organización.	La persona estuvo activa en el pasado pero no ha habido interacción en más de 6 meses — evalúa si debe pasar a Inactivo o En seguimiento.

📋 Acción del equipo: mantener comunicación regular y registrar todas las interacciones en la línea de tiempo del contacto.

⚫ Inactivo

¿Qué significa? Persona con quien existió una relación en el pasado pero que actualmente no tiene ningún vínculo operativo con la organización. La relación está pausada o terminada, pero el registro se conserva por historial.

Ejemplos: ex colaborador que terminó su participación, donante que no ha contribuido en más de un año, aliado con quien se perdió el contacto, contacto que indicó explícitamente no querer seguir vinculado.

✅ Úsalo cuando	❌ No lo uses si
No ha habido interacción en más de 6 meses, la persona indicó que no desea continuar el vínculo, o el proyecto que los unía terminó.	La relación está pausada temporalmente pero se espera retomar el contacto — usa En seguimiento. Inactivo no es una papelera de reciclaje.

📋 Acción del equipo: no enviar comunicaciones regulares. Solo contactar si hay una razón específica y relevante. Revisar periódicamente si hay razón para reactivar.

🟡 En seguimiento

¿Qué significa? Persona que requiere atención o acciones específicas próximas. Puede ser un contacto nuevo que está siendo incorporado, una relación que se está reconstruyendo, o alguien que está en un proceso activo de decisión o vinculación.

Ejemplos: potencial donante con quien se está desarrollando una propuesta, colaborador nuevo en proceso de onboarding, aliado con quien se retomó el contacto después de un período inactivo, ciudadano denunciante cuyo caso está siendo evaluado.

✅ Úsalo cuando	❌ No lo uses si
Hay una acción concreta pendiente con esa persona, está en un proceso de toma de decisiones, o la relación está siendo construida o reconstruida activamente.	La acción pendiente ya se completó y la relación es estable — pasa a Activo. Si el seguimiento se estancó sin perspectivas de avanzar, evalúa si pasa a Inactivo.

📋 Acción del equipo: registrar la próxima acción pendiente en las notas del contacto, asignar una fecha de seguimiento y revisar semanalmente los contactos en este estado.

🔴 Bloqueado

¿Qué significa? Persona con quien la organización ha decidido formalmente no tener ningún tipo de interacción. El registro se conserva para evitar que se vuelva a crear o contactar por error.

Ejemplos: persona que amenazó o intimidó a miembros del equipo, contacto que resultó ser un agente adverso a la misión, persona con conflicto de interés grave, contacto cuya información resultó ser falsa y generó daño a la organización.

✅ Úsalo cuando	❌ No lo uses si
La dirección de la organización ha tomado una decisión formal de no tener contacto con esta persona, por razones de seguridad, ética o integridad institucional.	La relación simplemente está detenida o es difícil — usa Inactivo o En seguimiento. Bloqueado es una decisión institucional, no una pausa.

🚨 Acción del equipo: NUNCA contactar sin autorización expresa de la dirección. Si alguien intenta agregar o contactar a esta persona, alertar a la dirección de inmediato. La razón del bloqueo debe estar documentada en una nota interna del contacto.

3. Tabla resumen rápida

📋 Usa esta tabla como referencia rápida para saber qué implica cada estado.

Estado	La relación está...	¿Se puede contactar?	Revisión sugerida
🟢 Activo	Vigente y regular	Sí, libremente	Cada 3 meses
⚫ Inactivo	Pausada o terminada	Solo con razón específica	Cada 6 meses
🟡 En seguimiento	En construcción o pendiente	Sí, es el objetivo	Semanalmente
🔴 Bloqueado	Cerrada por decisión formal	No — nunca sin autorización	Solo por dirección

4. Cómo evoluciona el estado de un contacto

En términos prácticos:

Nuevo contacto → En seguimiento → Activo cuando la relación se consolida.
Activo → En seguimiento si surge una gestión puntual pendiente → Activo al resolverse.
Activo → Inactivo si pasan más de 6 meses sin interacción o la relación termina.
Inactivo → En seguimiento si se decide retomar → Activo si se reactiva con éxito.
Cualquier estado → Bloqueado solo por decisión de la dirección, nunca por iniciativa individual.
Bloqueado → otro estado solo por decisión de la dirección con justificación documentada.

5. Mantenimiento de la base de datos

Para mantener el CRM limpio y confiable, el equipo debe revisar los estados con esta frecuencia:

Frecuencia	Acción
Semanalmente	Revisar contactos En seguimiento para no dejar acciones pendientes sin resolver
Cada 3 meses	Revisar contactos Activos para confirmar que la relación sigue vigente
Cada 6 meses	Revisar contactos Inactivos para decidir si se reactivan, se mantienen o se archivan
Siempre	Al terminar una interacción significativa, actualizar el estado si corresponde y registrar una nota interna

🔗 ¿Quieres saber más? Consulta el artículo Guía de Tipificación de Contactos en el CRM para entender los tipos de contacto, o la Guía del campo Confidencialidad para saber cómo proteger la información de contactos sensibles.