Guía del Campo "Confidencialidad" en la base de datos
⚠️ Este artículo contiene lineamientos de seguridad de la información. Su correcta aplicación puede proteger la integridad y seguridad de personas vinculadas a nuestra organización. Léelo completo antes de asignar un nivel.
Tabla de contenido
- ¿Para qué sirve el campo Confidencialidad?
- La regla principal
- Los 4 niveles de confidencialidad
- Tabla resumen rápida
- Reglas operativas del equipo
- ¿Qué nivel asignar según el Tipo de Contacto?
1. ¿Para qué sirve el campo Confidencialidad?
El campo Confidencialidad define el nivel de protección que debe tener la información de cada contacto en nuestra base de datos. Determina:
- Quién puede acceder a esa información dentro del equipo.
- Si puede ser mencionada públicamente.
- Qué precauciones deben tomarse al manejarla.
🔒 Este campo aplica a todos los tipos de contacto, pero es especialmente crítico para: Ciudadano / Denunciante, Funcionario Público y Colaborador Activo.
2. La regla principal
🏅 Ante cualquier duda sobre el nivel de un contacto, siempre asigna el nivel más alto de protección disponible.
Es más fácil bajar el nivel de protección después de evaluar el caso que remediar una filtración de información. Cuando no estés seguro, protege primero.
3. Los 4 niveles de confidencialidad
🟢 Nivel 1 — Público
¿Qué es? Información del contacto que puede ser conocida, mencionada y compartida libremente dentro y fuera de la organización. No hay ninguna restricción sobre su identidad o vínculo con nosotros.
Ejemplos: aliado estratégico que aparece en nuestros comunicados, miembro de junta que firma documentos públicos, periodista cuyo correo está en su página web.
| ✅ Úsalo cuando | ❌ No lo uses si |
|---|---|
| La persona está abiertamente vinculada a la organización, ha dado su consentimiento explícito para ser mencionada, o su relación con nosotros es de conocimiento general. | Hay cualquier duda sobre si la persona consiente ser mencionada públicamente — ante la duda, usa Reservado. |
📢 Impacto operativo: su nombre, cargo y vínculo con la ONG pueden aparecer en informes, redes sociales, comunicados de prensa y cualquier material de difusión.
⚪ Nivel 2 — Anónimo
¿Qué es? Contacto cuya identidad es desconocida o que ha solicitado explícitamente no ser identificado. Solo se registra la información mínima necesaria para el seguimiento del caso o la interacción.
Ejemplos: ciudadano que reportó un caso sin identificarse, denunciante que usa un seudónimo, fuente que solicitó anonimato total.
| ✅ Úsalo cuando | ❌ No lo uses si |
|---|---|
| La persona no proporcionó su identidad real, o solicitó expresamente que no se registre ni use su nombre bajo ninguna circunstancia. | La persona sí dio su nombre pero quiere discreción — en ese caso usa Reservado o Confidencial según el nivel de riesgo. |
🔇 Impacto operativo: no se registra nombre real. En el campo de nombre se usa un código o seudónimo interno. Ningún miembro del equipo debe intentar identificar a esta persona sin autorización expresa de la dirección.
🟡 Nivel 3 — Reservado
¿Qué es? Información del contacto que se maneja con discreción dentro de la organización. Su identidad puede ser conocida internamente, pero no debe mencionarse ni compartirse en espacios públicos o con terceros sin autorización.
Ejemplos: funcionario público que colabora discretamente con nosotros, fuente periodística que prefiere no aparecer, colaborador que no quiere visibilidad pública.
| ✅ Úsalo cuando | ❌ No lo uses si |
|---|---|
| La persona es conocida al interior del equipo pero ha solicitado discreción, o la naturaleza de su rol implica que su vínculo con la ONG no debe hacerse público. | La persona ha consentido aparecer en materiales públicos — usa Público. Si hay riesgo real para su seguridad, usa Confidencial. |
🔐 Impacto operativo: su información solo es visible para miembros del equipo con acceso a la base de datos. No puede ser mencionada en comunicados, redes sociales ni materiales de difusión.
🔴 Nivel 4 — Confidencial
¿Qué es? El nivel más alto de protección. Información que, si se divulga, podría poner en riesgo la seguridad, la integridad o la vida de la persona. El acceso a este contacto está restringido a personas explícitamente autorizadas.
Ejemplos: denunciante en riesgo de represalias, fuente en zona de conflicto, testigo de actos de corrupción que teme por su seguridad, persona bajo amenaza.
| ✅ Úsalo cuando | ❌ No lo uses si |
|---|---|
| Existe un riesgo real o potencial para la seguridad de la persona derivado de su relación con la organización o del caso que reporta. | La persona solo prefiere discreción sin riesgo para su seguridad — en ese caso Reservado es suficiente. Confidencial no debe usarse como sinónimo de privado. |
🚨 Impacto operativo: acceso restringido a máximo 2-3 personas designadas por la dirección. No puede ser mencionada bajo ninguna circunstancia fuera del equipo autorizado. Toda interacción debe quedar registrada con fecha y nombre de la persona que la realizó.
4. Tabla resumen rápida
📋 De menor a mayor nivel de protección.
| Nivel | ¿Quién puede verlo? | ¿Se puede mencionar? | Riesgo asociado |
|---|---|---|---|
| 🟢 Público | Todo el equipo y público externo | Sí, sin restricción | Ninguno |
| ⚪ Anónimo | Solo equipo interno | No — identidad desconocida | Identidad protegida por desconocida |
| 🟡 Reservado | Solo equipo interno | No — requiere autorización | Discreción por vínculo sensible |
| 🔴 Confidencial | Solo personas designadas por dirección | Nunca — bajo ningún concepto | Riesgo real para su seguridad |
5. Reglas operativas del equipo
Estas reglas aplican a todos los miembros del equipo sin excepción:
- 🚫 Nunca compartas información de un contacto Reservado o Confidencial por canales no seguros (WhatsApp personal, correo sin cifrar, conversaciones públicas).
- 🚫 Si recibes una solicitud externa sobre un contacto Confidencial, no confirmes ni niegues su existencia en nuestra base de datos.
- 🔄 Cuando un contacto cambia de nivel (por ejemplo, deja de estar en riesgo), actualiza el campo y registra la fecha y razón del cambio en una nota interna.
- 🚫 Los contactos Anónimos nunca deben ser "completados" con información que permita identificarlos, aunque esa información esté disponible públicamente.
- 🚨 Ante cualquier incidente de seguridad relacionado con un contacto Confidencial, notifica inmediatamente a la dirección de la organización.
6. ¿Qué nivel asignar según el Tipo de Contacto?
💡 Esta es una guía orientativa. Siempre prevalece el criterio del equipo y la solicitud expresa de la persona.
| Tipo de Contacto | Nivel recomendado | Observación |
|---|---|---|
| Junta Directiva | 🟢 Público | Salvo que algún miembro solicite discreción |
| Colaborador Activo | 🟢 Público / 🟡 Reservado | Según preferencia de la persona |
| Aliado Estratégico | 🟢 Público / 🟡 Reservado | Según el contexto de la alianza |
| Donante / Financiador | 🟡 Reservado por defecto | Público solo si lo solicitan expresamente |
| Medio de Comunicación | 🟢 Público | — |
| Influencer / Digital | 🟢 Público | — |
| Ciudadano / Denunciante | 🟡 Reservado por defecto | Anónimo si no se identificó · Confidencial si hay riesgo |
| Funcionario Público monitoreado | 🟢 Público | Es información de interés público · Reservado si colabora discretamente |
| Simpatizante | 🟢 Público / 🟡 Reservado | Según cómo nos dio su información |
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