Guía de Pipelines de Financiación
1. ¿Para qué sirven los pipelines de financiación?
Los pipelines son el sistema con el que la organización rastrea cada oportunidad de financiamiento — desde que aparece hasta que se cierra. Cada oportunidad es un Deal: un registro individual que avanza por etapas según el estado real del proceso.
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Pipeline |
¿Para quién? · Tipo de proceso |
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Financiación Institucional |
Fondos, organismos internacionales y empresas privadas. Proceso largo con propuesta, negociación y desembolso por fases. |
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Donaciones Ciudadanas |
Personas naturales que donan a través de campañas. Proceso corto basado en formularios, pago externo e importación semanal. |
⚠️ Regla general: cada financiador o donante es un Deal separado. Nunca agrupes varias fuentes en un solo Deal — eso hace imposible rastrear el avance individual.
2. ¿Cómo se crea un Deal?
La gran mayoría de los Deals se crearán automáticamente mediante las automatizaciones del CRM — por ejemplo, cuando alguien llena el formulario de donación ciudadana. Sin embargo, en el pipeline de Financiación Institucional siempre crearás el Deal de manera manual.
ℹ️ Los Deals del pipeline de Donaciones Ciudadanas se crean solos desde el formulario. Solo debes crear Deals manualmente en Financiación Institucional.
Paso a paso: crear un Deal manualmente
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1 |
Ir a Deals en el CRM En el menú principal ve a CRM → Deals. |
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2 |
Crear nuevo Deal Haz clic en "Create Deal" en la esquina superior derecha. |
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3 |
Seleccionar el pipeline Elige "Financiación Institucional" en el campo Pipeline. |
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4 |
Seleccionar la etapa Elige la etapa que corresponde al estado real del proceso. Por lo general comenzarás en "Prospecto identificado". |
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5 |
Llenar los campos principales Deal Name (nombre del financiador + año), Valor estimado si lo tienes, Fecha límite si aplica, y Responsable interno. |
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6 |
Vincular Compañía y Contacto Asocia la organización financiadora (Compañía) y la persona de contacto. Ambos deben existir previamente en la base de datos. |
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7 |
Guardar y registrar la primera nota Haz clic en "Create" y agrega inmediatamente una nota interna explicando el origen del prospecto — cómo lo identificaste y cuál es el siguiente paso. |
3. Pipeline 1 — Financiación Institucional
Para: fondos de cooperación, organismos internacionales, empresas privadas y cualquier organización que aporte recursos formales a la ONG.
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💡 ¿Cuándo crear el Deal? Desde el momento en que identificas una organización como prospecto viable, aunque todavía no hayas hecho contacto. |
Las 8 etapas
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# |
Etapa |
Prob. |
Qué significa y qué hacer |
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1 |
Prospecto identificado |
5% |
Identificaste un fondo, empresa u organismo que podría financiarnos. Registra el Deal, vincula la Compañía y anota de dónde salió el prospecto. Aún no hay contacto formal. |
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2 |
Contacto iniciado |
15% |
Ya hubo una primera conversación, correo o presentación. Registra en la línea de tiempo quién hizo el contacto, cuándo y cuál fue la respuesta. Sin respuesta en 2 semanas → hacer seguimiento. |
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3 |
Propuesta enviada |
30% |
Enviamos propuesta formal o aplicamos a una convocatoria. Adjunta el documento en el Deal y registra la fecha límite de respuesta en el campo Fecha límite. |
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4 |
En negociación |
60% |
Hay interés confirmado y estamos ajustando términos, montos o condiciones. Registra cada reunión y cambio en las notas. Nunca muevas el Deal aquí sin confirmación escrita de interés. |
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5 |
Aprobado |
85% |
El financiamiento fue confirmado formalmente — carta de aprobación, correo oficial o firma de convenio. Adjunta el documento de confirmación y notifica a la dirección. |
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6 |
Desembolsado |
95% |
Los recursos llegaron a la cuenta. Actualiza el Valor del Deal con el monto real. Si hay varios desembolsos, registra cada uno en las notas con fecha y monto. |
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7 |
Cerrado — Ganado |
100% |
El proyecto fue ejecutado y entregado satisfactoriamente. Registra el informe final en las notas. Actualiza el Estado de la Compañía financiadora a Activa. |
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8 |
Cerrado — Perdido |
0% |
El financiamiento no se concretó. OBLIGATORIO: registra en las notas la razón del cierre (sin respuesta, rechazado, fuera de alcance). Este dato es clave para no repetir el mismo error. |
Reglas de uso
- Vincula siempre: el Deal debe estar asociado a una Compañía (financiadora) y a un Contacto (persona de gestión).
- Valor del Deal: representa el monto total del financiamiento. Actualízalo solo cuando el monto se confirme formalmente — no uses estimaciones en etapas tempranas.
- No saltes etapas: aunque una propuesta sea aprobada sin negociación, igual registra la etapa de Propuesta enviada.
- Deal estancado: si un Deal lleva más de 30 días sin moverse de etapa, revísalo — o hay que hacer seguimiento o hay que cerrarlo.
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💡 Usa el campo Responsable interno para asignar al miembro del equipo que gestiona ese financiador. Así todos saben quién lleva qué y no hay duplicación de contactos. |
4. Pipeline 2 — Donaciones Ciudadanas
Para: personas naturales que donan a través de campañas orgánicas o pagas. El proceso tiene tres momentos clave: formulario, pago externo e importación semanal.
Cómo funciona el proceso completo
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Paso · Qué pasa |
Dónde ocurre · Qué hace el equipo |
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1. Ciudadano ve la campaña |
Redes / web. Nada — el ciudadano llega solo. |
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2. Llena el formulario |
HubSpot Forms. El Deal se crea automáticamente en etapa 1. |
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3. Redirigido al portal de pago |
Plataforma externa. Nada — el pago ocurre fuera de HubSpot. |
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4. Realiza el pago o no |
Plataforma externa. Nada hasta la importación semanal. |
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5. Exportar reporte de pagos |
Plataforma externa. Cada semana: descargar el reporte. |
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6. Importar y cruzar por correo |
HubSpot Import. Cruzar correos, mover Deals confirmados. |
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7. Enviar agradecimiento |
HubSpot / WhatsApp. Contactar al donante confirmado. |
Las 7 etapas
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# |
Etapa |
Prob. |
Qué significa y qué hacer |
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1 |
Formulario completado |
20% |
El ciudadano llenó el formulario y fue redirigido al portal de pago. El Deal se crea automáticamente. Aún NO sabemos si donó — solo que tuvo intención. |
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2 |
Pendiente de importación |
50% |
Estamos en la ventana semanal esperando el reporte de pagos. Los Deals con más de 3 días en etapa 1 sin confirmación pasan aquí manualmente o por filtro. |
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3 |
Donación confirmada |
90% |
El reporte fue importado y el correo del formulario coincide con el del donante. Mueve el Deal aquí al importar y actualiza el Valor del Deal con el monto real. |
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4 |
Registrada en contabilidad |
95% |
La donación fue registrada formalmente en los libros. El equipo administrativo mueve el Deal aquí una vez contabilizado. |
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5 |
Agradecimiento enviado |
99% |
Se contactó al donante por correo, WhatsApp o llamada. Registra en la línea de tiempo el método y la fecha. Este paso es clave para fidelizar al donante. |
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6 |
Cerrada — Completada |
100% |
Proceso completo. Donación confirmada, contabilizada y donante contactado. Actualiza el Estado del Contacto a Activo. |
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7 |
Cerrada — No donó |
0% |
Llenó el formulario pero no aparece en el reporte de pagos. NO elimines este Deal — es un prospecto tibio para reactivar en la próxima campaña con lista segmentada. |
Reglas de uso
- No crees Deals manualmente: siempre deben originarse desde el formulario de HubSpot para mantener la trazabilidad.
- Origen de campaña: llena este campo siempre — es el único dato que permite saber si fue orgánica o pauta pagada.
- Deals "No donó": son valiosos. No los borres — segméntalos y úsalos en la próxima campaña.
- Donante recurrente: si una persona dona varias veces, crea un Deal nuevo por cada donación.
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💡 Cuando el agradecimiento menciona el monto o la campaña específica, la tasa de repetición de donación aumenta significativamente. Vale la pena el esfuerzo.
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